跨区域团队协作 Office365助中小企业信息化

  科技的发展正在对现代办公的方式产生深远影响，企业需要更多元的无纸化办公环境，以保证员工能够迅速获取所需信息并及时与同事进行共享。根据中国互联网信息中心在今年1月发布的《第31次中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至去年底，受访中小企业中使用计算机办公的比例为91.3%，但使用互联网办公的比例却只有78.5%，而发达国家相同规模的中小企业互联网办公普及率却接近100%。

   随着多行业内中小企业业务的进一步扩张，如何在业务区域扩大、员工基数增加的同时，寻找到一个有效增强团队协作性的平台成为重要课题。而全新Office 365作为一项现代化的Office办公解决方案，正在悄然改变区域扩张中的小微企业团队协作方式。

  多项特性助力：跨区域背景下的中小企业内部协同

  面对中小企业在业务发展情况下不断扩大的的区域覆盖和员工规模，跨区域、分部门之间的员工交流、数据交换成为亟待解决的问题。全新Office 365平台使得不同区域间员工的协同工作变得更加容易和高效。无论企业分支机构的团队身在何处，通过企业平台内共享的文档、电子邮件和日程安排，整个团队可以轻松实现协同工作。通过Office 365平台下提供的多方参与高清会议、文档共享和OneNote笔记实时记录等功能，企业员工可以轻松发起和参与更加高效的在线会议。通过SharePoint构建的企业内部社交网络，允许企业管理者关注员工状态、数据文档和整个网络平台。在这个平台中，员工可以交流想法并获得来自同事的回复。通过把Outlook企业邮箱、Exchange和SharePoint的多项强大功能和服务联合，管理员可通过创建文件夹、日程表或任务列表，并向企业内所有团队成员开放访问权限，实现对整个团队内企业邮箱和数据文档的统一管理，从而确保不同区域内团队成员间的高效沟通和协同。

  众所周知，即时通讯是企业员工办公时经常用到的软件。值得一提的是，Office 365中原生集成了最新的Lync 2013。这款集即时消息、视频会议和语音功能为一体的高度统一化的通信客户端，通过独立的用户界面与通信工具整合在一起，通过带有仪表板的客户端界面，员工可以轻松地查找和使用常见功能，比如拨号盘、可视语音邮件、联系人列表和活动对话列表等。通过与基于SharePoint的技能搜索功能配合使用，可帮助员工轻松查找到所需的专业知识。例如在技能搜索中，员工可输入描述技能、专业知识的关键字，即可获得组织中具有相关技能的专家列表，再通过Lync 2013直接与他们联系。在BYOD(Bring Your Own Device，携带自己的设备办公)大环境下，全新的Lync 2013已在Windows Phone、iOS和Android等主流智能移动平台上推出了独立客户端，确保不同设备平台下的企业员工，都能通过Office 365下的Lync获得统一的沟通体验。

  借助Office 365实现的跨区域统一管理和顺畅沟通

  作为一家成立于2000年、专注于品牌折扣商品的零售百货经营管理公司，“上品折扣”在进行区域规模扩张的同时，开始思考如何进一步借助信息化手段辅助不同子公司内的管理和沟通协作，实现全面的业务数据集中管理，将分散的资源整合为企业统一资源，为员工提供简单方便的协作平台和信息共享渠道，进而增进总部同各门店之间的联系和管理。经过评估后，他们选择了微软Office 365平台。

  上品折扣通过基于Office 365中的SharePoint Online，构建出云端的统一在线资料共享平台，在该平台下各个分支部门、团队均可建立自己的文档库，让有权限的员工始终获得最新的文件版本，也可在平台上查看文档各个版本的详细历史记录。通过版本管理和迁入迁出功能，实现了对数据版本的有效管控，摆脱了通过人工分发文件和资料的传统办公方式，也不再出现文档版本错乱的问题。同时，他们也使用Lync作为员工内部的企业级即时消息沟通平台。在Lync下，每位员工的联机状态都清晰呈现，并且根据区域门店进行分组，将企业内的人员组织架构直接映射至Lync Online关系网中，一目了然，让员工能够迅速地与相关同事取得联系。通过Lync实现的在线视频培训和音视频会议功能，各分支部门无需架构复杂的硬件视频会议系统，每个员工在自己的电脑甚至智能手机上即可参加联机培训或音视频会议，让会议的组织和进行变得更高效，企业内沟通更快捷。上品折扣运维经理杨琦表示：“我们在北京有许多门店，每次召集各个门店开会或组织新员工培训的时候都很头疼：场地难协调，时间难统一，资料难共享。通过部署Office 365，我们可以利用Lync进行视频会议，在SharePoint上给员工分享企业信息，方便快捷，省时省钱，极大提高了工作效率。”

  同样，为了适应企业在发展过程中全球区域扩张所带来的统一各分支部门沟通、提高运营效率的问题，北京TSC海洋石油装备有限公司同样选择了Office 365作为他们的办公平台。据TSC信息与通讯技术总监麦志辉先生介绍到，他们的业务发展非常迅速，公司一开始在中国建立，在香港上市之后迅速在美国休斯敦等海外地区拥有了多间办公室。然而面对之前相对落后、分散的信息化系统，各部门间的协作遇到了障碍。为了解决这一难题，他们选择在全球7间办公室部署Office 365，并进行推广和应用。

  在部署Office 365之前，由于TSC各地员工所使用的Office版本存在相同，如果想进行视频会议，就不得不通过一个免费的视频会议软件，但视频效果并不好，也不能共享文件，且只有三个人可以同时在这个会议上发言。通过Office 365内的Lync应用，现在TSC公司可以很轻松地进行高清视频会议，并解决上述问题。另外，员工的企业邮箱变为统一的“.com”域名，通过集中化的Exchange邮件服务，可以对全球下属的员工名单进行高效管理。 同时SharePoint Online对于企业内分享数据和必要信息相当实用，TSC大部分的相关数据被迁移至云端，同时也有着坚实的安全保障。

  作为一家致力于移动终端应用开发教育与推广的孵化基地，悦成已经为两千余家大型移动互联网名企输送了数千名精通最新移动开发技术的专业人才。而随着智能手机的快速普及，他们的业务也得以快速发展。去年7月，悦成继续扩大其业务范围，继北京开设5大校区后，在全国铺设北京、上海、广州、深圳、重庆、青岛、苏州等多家分校。而在企业的扩张过程中，如何找到一个高效的跨区域、多平台沟通交流办公平台成为了难题。在了解Office 365的服务、性价比和实施难度之后，悦成最终选择它来完善不同校区间的培训管理，并将这个高效的平台推进到各种日常工作中。出差的教师，可将课件上传到Office 365提供的基于SharePoint Online的文档库中，其他教师或员工，能够直接通过浏览器在线查看和编辑，也可以直接在Office中打开，实现多人协作，并能够自动管理每个修改过的版本，实现课件标准化和自动化。凭借Office 365的灵活订阅服务，悦成有效地实现了跨地域校区内的办公协作和对IT成本的控制，带来超出预期的收效。

  对于中小企业来说，创新的IT技术无疑是提高企业竞争力并应对未来商业挑战的重要保障因素。全新Office 365作为一套为中小型企业量身而设的高效办公解决方案，充分地考虑到了不同区域内企业数据、人力资源的协调需求，帮助中小型企业迎接来自市场的挑战。