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公章管理统一规范 华天动力政务版OA系统

Yesky天极新闻 2019-04-22 17:39 我要吐槽

  公章对于党政机关单位来说就象征着公权力,不论是正式的文件还是重要的通知、公告,都需要盖上公章才能真正生效,因此公章也是党政机关单位行使职权的重要凭证和工具。通常来说,每一个党政机关单位拥有包括单位本级和内设机构在内的各类公章,它们往往分布在相应的部门由专人保管,但这些代表着相应职权的公章由于没有进行统一公开管理,其使用、外借和归还都存在很大的漏洞与风险,稍有不慎就可能产生法律纠纷,致使相关人员被追责。所以加强公章的管理,对于每一个党政机关单位来说都是一件相当重要的工作。

  在当前电子政务办公的大趋势下,大量实体公章经过数字化之后录入了政务OA系统,但很多早期的政务OA只提供了初级的电子公章使用权限管理,缺失了对实体公章和电子公章的双重管理,已经跟不上新形势下党政机关单位对公章管理的要求。华天动力拥有近二十年的政务OA系统开发经验,长期服务大量党政机关单位,最新推出的政务版OA系统就提供了更符合当前实际的实物公章和电子公章管理功能。下面我们就为大家介绍一下华天动力政务版OA系统是如何对公章进行管理的。

  印章维护三步走

  在华天动力政务版OA系统的印章管理模块中,印章登记是最基础的管理功能,公章的登记、变更和作废都在这里进行操作。管理员可以在印章登记中进行新建、修改和作废相应公章,如果对应的公章有电子版,还可以把电子公章上传进入政务OA系统并设置好允许使用人员。对已收录进入政务OA系统的实物或电子公章进行修改或作废操作后,系统均会在变更记录和作废记录中生成记录信息,这样就形成了完整的公章维护记录,一旦发生问题就有章可循。

  用印登记信息详细

  前面提到过,一个单位内部往往会根据机构职能和职权的不同设置多枚公章,这些分散的公章本就不便管理,特别是数字化后进入无用章记录的老旧OA系统,公章的管理和使用就更加难以有效监管。华天动力政务版OA系统提供了用印登记功能,印章管理员可以在此记录公章的使用情况,如登记用印人、用印日期、用印文件、用印人数等详细信息。

  除线下用章记录外,如果用户在系统内部的审批和公文正文中盖章,系统会自动生成用印记录,这样就能够全方位无遗漏记录印章的实际使用情况。

  公章外借归还有台账

  在OA系统外借记录功能中提供了详细的台账,包括公章的名称、借用人、借用日期、预计归还日期、实际归还日期和公章状态(在库与否)等。在公章借出登记窗口可以选择已录入的公章并填写借用人和借用原因等信息,借用人在进行了归还操作后,管理员只需在归还公章的窗口确认保存即可。

  有了华天动力政务版OA的公章管理模块,就能够对实物公章和电子公章进行统一管理,既实现了全面登记的目的,也让公章的使用和借还一目了然、清晰规范,在OA系统中涉及公章的操作全部都有迹可循,既减轻了管理员的工作压力,又提高了公章管理的安全性和登记数据的准确性,一旦发生问题就能够快速溯源,明确责任。

  OA系统:http://www.oa8000.com/

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